Instrucciones
relacionadas con el cambio del período contable 2015-2016, el reporte de
información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso
contable
Instructivo Nº 003
09-12-2015
Contaduría
General de la Nación
Representantes
legales y otros niveles directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control
interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas
de los niveles nacional y territorial
Referencia: Instrucciones
relacionadas con el cambio del período contable 2015-2016, el reporte de
información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso
contable
Respetados
señores:
Con el propósito
de que las actividades relacionadas con el cierre contable incluyan
procedimientos referidos al debido reconocimiento de los bienes, derechos,
obligaciones, ingresos, gastos y costos en el período contable correspondiente
al año 2015; que los estados contables reflejen razonablemente los saldos al
corte del 31 de diciembre y se preparen los saldos de inicio del año 2016; así
como que se tengan en cuenta otros aspectos contables, administrativos y
operativos relativos a la rendición de la información y al proceso contable,
este Despacho imparte las instrucciones generales que deben seguir las entidades
contables públicas, sin que ello las exonere de la aplicación de aquellos
aspectos que no sean abordados en el presente instructivo y que se deriven de la
correcta y completa aplicación del Régimen de Contabilidad Pública (RCP), así
como del cumplimiento de la Resolución número 357 de 2008.
Las instrucciones
impartidas aplican a las empresas que se encuentran bajo el ámbito de la
Resolución número 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de
2014, 509 de 2015 y 576 de 2015), siempre y cuando no contravengan lo dispuesto
en el marco normativo anexo al Decreto número 2784 de 2012 y sus modificaciones
ni las políticas contables definidas por la entidad. Lo anterior, en razón a que
el año 2015 es el primer período de aplicación de dicho marco normativo para
estas entidades.
1. Aspectos a
tener en cuenta para el cierre contable del año 2015
Las directivas de
las entidades contables públicas adoptarán las estrategias administrativas
necesarias para promover y facilitar todas las actividades operativas requeridas
en las diferentes áreas donde se originan los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales, con el propósito de garantizar la integralidad de la
información relacionada con el proceso contable, así como todo el apoyo y
logística necesarios para un adecuado cierre del período contable del año
2015.
1.1. Actividades
administrativas
1.1.1. Actividades
mínimas a desarrollar
Las acciones que
se adelantarán comprenden, entre otras: cierre de compras, tesorería y
presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas
menores, viáticos y gastos de viaje, y anticipos a contratistas y proveedores;
recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y
obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias;
verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas; consolidación de
prestaciones sociales; y las demás gestiones administrativas contempladas en la
Resolución número 357 de 2008 sobre el control interno
contable.
1.1.2. Flujo de
información
La entidad
definirá las acciones necesarias así como estrategias para que exista un
adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable.
Esto con el propósito de garantizar el reconocimiento y revelación de la
totalidad de los hechos, operaciones y transacciones, los cuales deben estar
debidamente soportados.
1.1.3.
Actualización de la información básica en el Sistema Consolidador de Hacienda e
Información Pública (CHIP)
Las entidades
contables públicas garantizarán que a la fecha de reporte de la información, con
corte a 31 de diciembre, la relativa a los responsables de la información
contable, los datos básicos y complementarios, así como la relacionada con la
composición patrimonial cuando corresponda diligenciarla, se encuentre
debidamente actualizada en el CHIP. Para ello, ingresarán a la página www.chip.gov.co con
su respectivo usuario y contraseña, a las opciones: Datos de la entidad/Datos
básicos/Datos complementarios/Responsables y actualizará todos los campos que
hayan tenido cambios. Además, se recomienda que la dirección, correos
electrónicos y números telefónicos registrados sean los institucionales, ya que
resultan indispensables para tener una comunicación fluida con la entidad.
Asimismo se reitera a las entidades incorporar, en esta información, el código
postal de la entidad, conforme a lo dispuesto en el Decreto número 0852 de 2013
del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Este
procedimiento se adelantará de manera permanente, cuando se presenten
modificaciones en la información registrada.
1.2. Actividades
operativas y contables con ocasión del cierre del período
contable
1.2.1. Análisis,
verificaciones y ajustes
Antes de realizar
el cierre contable, se tendrán en cuenta, entre otros asuntos, los
procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que
correspondan a las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de
provisiones, depreciaciones, amortizaciones y valorizaciones; y reconocimiento
de pasivos pensionales, regulados en el Régimen de Contabilidad Pública.
También, se garantizará la aplicación del procedimiento para el reconocimiento y
revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones
extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a
partir de la información suministrada por el área jurídica y/o el área encargada
de evaluar los riesgos en la respectiva entidad.
Igualmente, se analizarán y
verificarán los saldos de las subcuentas “otros” cuando estos superen el 5% del
valor total de la cuenta respectiva y se revelará información adicional sobre el
particular en las notas de carácter específico; también, se requiere determinar
y efectuar
la depuración de las cuentas de orden y acopiar la información suficiente para
la preparación de las notas a los estados contables.
1.2.2.
Conciliación entre las áreas de la entidad que generan información
contable
Previo
a la realización del proceso de cierre contable y para garantizar la
consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la
entidad, se efectuarán las respectivas conciliaciones entre el área contable y
las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos
humanos, cartera y demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la
estructura interna de cada entidad para lograr la integralidad del proceso
contable, como se señala en los numerales 3.8-Conciliaciones de información y
3.16-Cierre contable del procedimiento para la evaluación del control interno
contable anexo a la Resolución número 357 de 2008.
1.2.3.
Titularidad y respaldo legal de los bienes inmuebles
Durante
el proceso de depuración de información y la realización del inventario de
bienes inmuebles, la entidad contable pública verificará que los bienes
registrados en contabilidad tengan el respaldo legal correspondiente, que las
acredite como propietarias de estos o, en el caso de las entidades de gobierno,
que tengan suscrito convenio vigente de uso permanente sin contraprestación,
como en el caso de los comodatos.
Asimismo,
identificará si existen inmuebles pendientes de legalizar, con el propósito de
adelantar las acciones jurídicas a que haya lugar para la obtención de la
titularidad de los mismos e indicará, en las notas específicas: clase y número
de bienes en esta condición y las gestiones jurídicas realizadas en el último
año.
1.2.4.
Consolidación de las prestaciones sociales
Con
antelación a la realización del cierre contable del período, las entidades
contables públicas efectuarán el proceso de consolidación de las prestaciones
sociales que se hayan provisionado durante el año 2015, como de pasivos
estimados, con el propósito de reclasificar, ajustar y reconocer la obligación
de las mismas, al final del período contable.
1.2.5.
Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de activos
entregados para uso permanente sin contraprestación
Las
entidades contables públicas del gobierno general deben tener en cuenta que
cuando entregan propiedades, planta y equipo a otras entidades contables
públicas del gobierno general para uso permanente y sin contraprestación, el
reconocimiento contable de los mismos corresponde a un retiro del balance
general de la entidad que los entrega afectando el patrimonio y que para tener
control de los bienes entregados, deben registrarlos en cuentas de orden
deudoras. A su vez, quien recibe dichos bienes debe incorporarlos en las
subcuentas de bienes de uso permanente sin contraprestación de sus propiedades,
planta y equipo afectando el patrimonio, según lo establecido en el Manual de
Procedimientos del RCP.
En
esta transacción, habrá comunicación directa entre la entidad que recibe y la
que entrega los bienes para que se realicen los respectivos registros contables
de acuerdo con las reglas señaladas en el párrafo anterior, con el fin de evitar
duplicidad en la información o, que los activos queden sin reconocer y revelar
en las dos entidades.
1.2.6.
Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte
idóneos
Las
entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan
determinar la veracidad de los saldos revelados en los estados contables
relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de
documentos soporte idóneos que garanticen la existencia y exigibilidad de los
mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.1- Depuración contable
permanente y sostenible, 3.4-Individualización de bienes, derechos y
obligaciones y 3.7-Soportes documentales del procedimiento para la evaluación
del control interno contable anexo a la Resolución número 357 de
2008.
1.2.7.
Costos de producción
Las
entidades que utilizan las cuentas de la clase 7-Costos de producción
realizarán, a 31 de diciembre, el traslado de los costos al inventario o al
costo de ventas, en relación con la producción de bienes o la prestación de
servicios, respectivamente; luego, efectuarán el cierre de estas cuentas
debitando la subcuenta “Traslado de costos (Cr)” y acreditando las subcuentas
que registran los diferentes conceptos de costos de producción de la cuenta que
corresponda.
1.2.8.
Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos,
gastos y costos
Con el
fin de cumplir a cabalidad con el principio de devengo o causación, las
entidades contables públicas emitirán, comunicarán y enviarán oportunamente los
actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes para facilitar el
reconocimiento pleno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos,
tanto en su propio proceso contable como en el de las entidades públicas con las
que haya realizado transacciones y operaciones.
1.2.9.
Agregación de información
Las
entidades contables que agregan información y las entidades agregadas cumplirán
lo establecido en el procedimiento relacionado con las formas de organización y
ejecución del proceso contable, contenido en el Manual de Procedimientos del
RCP. Asimismo, cumplirán el plazo establecido en el artículo 2° PLAZOS PARA
REPORTAR INFORMACIÓN QUE SERÁ AGREGADA EN LA DE OTRAS ENTIDADES de la Resolución
número 375 de 2007, es decir, a más tardar, el 30 de enero del año siguiente al
período contable cerrado.
1.3.
Situaciones especiales del proceso contable
1.3.1.
Reconocimiento de pasivos pensionales
Los
fondos de reservas reconocerán los recursos para el pago de las obligaciones
pensionales, las obligaciones pensionales exigibles, los ingresos y gastos, la
garantía estatal y la emisión de bonos pensionales. Igualmente, registrarán el
cálculo actuarial conforme a lo establecido en el procedimiento contable para el
reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con los fondos de
reservas de pensiones del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad,
regulado en la Resolución número 634 de 2014.
Las
entidades responsables del pasivo pensional reconocerán, actualizarán y
revelarán el cálculo actuarial de dicho pasivo y lo amortizarán según lo
indicado en el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del
pasivo pensional y de los recursos que lo financian,
en las entidades responsables del pasivo pensional, regulado en la Resolución
número 633 de 2014.
De
acuerdo con el procedimiento señalado, el cálculo actuarial debe realizarse, por
lo menos, una vez cada tres años considerando las variables e hipótesis
relativas a la población que hace parte del mismo. En los años en que no deba
realizarse el cálculo actuarial, el valor disponible del mismo se actualizará
financieramente en la contabilidad de las entidades responsables del pasivo
pensional, por lo menos al cierre del período contable, considerando las
variables e hipótesis financieras que sustentan el cálculo actuarial. La
metodología para la realización del cálculo actuarial así como para su
actualización financiera observará los parámetros y bases técnicas establecidas
por la autoridad competente.
Las
entidades territoriales que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9° de la
Ley 549 de 1999, deban realizar su cálculo actuarial a través de Pasivocol
revelarán el cálculo actuarial suministrado por la Dirección de Regulación
Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a
través de la página web: http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/SeguridadSocial/FONPET/ConsultasFONPET,
el cual es la base para determinar el monto de la reserva financiera
actuarial.
Las
entidades del nivel nacional responsables del pasivo pensional que, de acuerdo
con la normatividad vigente, deban observar el cálculo actuarial aprobado por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público revelarán la estimación de dicho
cálculo. Cuando, por alguna circunstancia,
el cálculo actuarial no haya sido aprobado por el Ministerio, podrán revelar la
estimación del cálculo actuarial pendiente de aprobación, siempre que se
atiendan los parámetros y bases técnicas establecidas por las disposiciones
legales vigentes para su elaboración. Una vez se apruebe el cálculo actuarial
por parte de dicho Ministerio, la entidad realizará la conciliación y los
ajustes a que haya lugar.
Las
entidades contables públicas responsables del pasivo pensional verificarán que
el valor amortizado en el período contable (es decir, las afectaciones en el
gasto) corresponda, como mínimo, al valor que resulta de dividir el saldo del
cálculo actuarial pendiente de amortizar registrado a 31 de diciembre del año
anterior, entre el número de años que faltan para culminar el plazo previsto
para la amortización del cálculo actuarial. Lo anterior, según lo indicado en el
numeral 3 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del
pasivo pensional y de los recursos que lo financian, en las entidades
responsables del pasivo pensional, contenido en el Manual de Procedimientos del
RCP.
Las
entidades territoriales verificarán que en la subcuenta 190102-Recursos
entregados en administración, de la cuenta 1901-RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL
esté reconocido el valor de los recursos que poseen en el Fondo Nacional de
Pensiones de las Entidades Territoriales (Fonpet), suministrado por la Dirección
de Regulación Económica de la Seguridad Social del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9° de la Ley 549
de 1999, el cual puede ser consultado en la página web del FONPET: http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/SeguridadSocial/FONPET/ConsultasFONPET.
Adicionalmente,
las entidades contables públicas del nivel territorial revelarán en notas a los
estados contables la reserva financiera actuarial, esto es, el valor de los
recursos en el Fonpet, en los fondos territoriales de pensiones y en patrimonios
autónomos; además, revelarán las reservas de las entidades descentralizadas
constituidas conforme a la ley y demás normatividad relacionada.
1.3.2.
Notas a los estados contables básicos
Para
la correcta y completa estructuración de las notas a los estados contables
básicos dentro del proceso de cierre del período contable 2015, se considerarán
las necesidades de información según lo dispuesto en el procedimiento relativo a
los estados, informes y reportes contables, contenido en el Manual de
Procedimientos del RCP y se explicarán las variaciones más representativas que
surjan de la comparación con corte a diciembre del período anterior.
Para
el efecto del reporte de las notas en el CHIP, se considerará lo referido en el
numeral 2.2 de este instructivo.
1.3.3.
Operaciones de crédito público y operaciones de financiamiento
Las
entidades contables públicas tendrán en cuenta que en el grupo 22-OPERACIONES DE
CRÉDITO PÚBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL se reconocen las obligaciones
que exigen las formalidades propias de las operaciones de crédito público, de
que trata el Decreto número 2681 de 1993 que reglamenta la Ley 80 de 1993,
mientras que las operaciones de financiamiento que se registran en el grupo
23-OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO E INSTRUMENTOS DERIVADOS, no se encuentran
sujetas a tales formalidades.
En tal
sentido, se advierte que la cuenta 2309-OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO EXTERNAS
DE LARGO PLAZO es de uso exclusivo de las empresas que no se encuentran bajo el
ámbito de la ley de contratación de la administración pública, por lo tanto, las
entidades de gobierno general así como las empresas a las que les aplica el
Estatuto General de Contratación deberán reconocer y revelar sus operaciones de
financiamiento externas de largo plazo en la cuenta 2213-OPERACIONES DE CRÉDITO
PÚBLICO EXTERNAS DE LARGO PLAZO.
1.3.4.
Impuestos, tasas y contribuciones por pagar
Las
entidades contables públicas sujetas al pago de obligaciones tributarias por los
impuestos de renta y de industria y comercio, para las cuales se realiza una
provisión durante el período contable, deberán tener presente que en la cuenta
2440-IMPUESTOS, TASAS Y CONTRIBUCIONES POR PAGAR procede reconocer la obligación
por tales conceptos, cuando la transacción se halle soportada en las
liquidaciones privadas y sus correcciones, o en los actos administrativos en
firme.
2.
Asuntos relacionados con el reporte de la información a la Contaduría General de
la Nación
2.1.
Plazos y requisitos
La
información con corte a 31 de diciembre de 2015 deberá trasmitirse según lo
establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la
Resolución número 248 de 2007 (modificada por la Resolución número 375 de 2007),
es decir, a más tardar el 15 de febrero de 2016.
Para
el corte del 31 de diciembre de 2015, las entidades contables públicas incluidas
en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública deberán reportar
la información financiera, económica, social y ambiental únicamente a través del
Sistema CHIP, según lo definido en el artículo 2º de la Resolución número 248 de
2007 e incluir, en dicho reporte, el informe anual de control interno contable
de acuerdo con lo establecido en el artículo 2º del Decreto número 1027 de 2007,
expedido por el Gobierno nacional.
Por su parte, las
entidades contables públicas incluidas en el ámbito de la Resolución número 743
de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de 2014, 509 de 2015 y 576
de 2015) deberán tener en cuenta lo señalado en la Resolución número 185 del 29
de abril de 2015, “por la cual se establece la información a reportar, los
requisitos y los plazos de envío a la Contaduría General de la Nación
(...)”.
Igualmente, para
el reporte de información a marzo de 2016, las entidades contables públicas
incluidas en el ámbito de la Resolución número 414 de 2014 deberán tener en
cuenta lo dispuesto en la Resolución número 437 del 12 de agosto de 2015 “por la
cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de
envío a la Contaduría General de la Nación (...)”.
2.2. Información a
reportar a través del CHIP
Las entidades bajo
el ámbito de aplicación del RCP deberán reportar, con fecha de corte 31 de
diciembre de 2015, los formularios de las categorías: Información Contable
Pública, Notas Generales y Control Interno Contable.
Para el reporte de
las notas específicas en el sistema CHIP, dado que una subcuenta puede tener
varios detalles asociados, en el campo “Detalle”, la entidad puede revelar hasta
20 detalles. Para esto debe enumerase cada uno, iniciando con el número 1 hasta
el 9 y, si se requiere adicionar otros, se debe continuar con las letras de la A
hasta la K. La longitud de cada detalle es de 2.000 caracteres, por lo cual, se
dispone de un total de 40.000 caracteres para hacer revelaciones específicas de
cada subcuenta.
Las entidades
contables públicas no deben enviar anexos impresos o magnéticos de ningún tipo
después de reportar la información a través del CHIP.
El soporte técnico
para el envío de los formularios a través del CHIP será dado por la Mesa de
Servicios Nivel 1 en el teléfono 4926400 Ext. 633 y las recomendaciones podrán
consultarse en la página http://www.chip.gov.co.
2.2.1. Formularios
de las categorías Información Contable Pública y Notas a los Estados
Contables
Los formularios
que deben reportarse, a más tardar, el 15 de febrero de 2016, teniendo en cuenta
lo establecido en los artículos 7° y 9° de la Resolución número 248 de 2007 son
los siguientes:
CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS
CGN2005_002_0PERACIONES_RECÍPROCAS
CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECÍFICO
CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL
2.2.2. Formularios
de las Categorías Información Contable Pública y Notas a los Estados
Contables-Convergencia
Adicionalmente y
teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 14, 16 y 17 de la Resolución
número 185 de 2015, las empresas bajo el ámbito de la Resolución número 743 de
2013 (modificada por las Resoluciones número 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de
2015) reportarán, a más tardar el 15 de febrero de 2016, los siguientes
formularios:
CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA
CGN2015_002_OPERACIONES_RECÍPROCAS_CONVERGENCIA
CGN2015NE_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECÍFICO_CONVERGENCIA
CGN2015NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL_CONVERGENCIA
2.2.3. Formulario
de la categoría Control Interno Contable
El Formulario
CGN_2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE debe reportarse antes del 28 de febrero de
2016, según lo definido en el artículo 2° del Decreto número 1027 de 2007,
referido anteriormente.
2.2.4. Estados
contables básicos comparativos
Los estados
contables básicos son: Balance General; Estado de Actividad Financiera,
Económica, Social y Ambiental; Estado de Flujos de Efectivo y Estado de Cambios
en el Patrimonio. Estos estados deben elaborarse en forma comparativa,
atendiendo lo dispuesto en el Procedimiento para la estructuración y
presentación de los estados contables básicos, contenido en el Manual de
Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
Los estados
contables básicos no son objeto de reporte a la Contaduría General de la Nación;
no obstante, deben publicarse según lo establece la Resolución número 356 de
2007. Al efecto, se sugiere su publicación en la página web de la entidad
contable junto con la respectiva certificación y, cuando a ello haya lugar,
junto con el dictamen.
2.2.5.
Certificación de la información con corte a 31 de diciembre de 2015
El reporte y
certificación de la información financiera, económica y social de la entidad,
que se presenta a la Contaduría General de la Nación, a las autoridades de
control y a los demás usuarios, le corresponderán al representante legal y al
contador que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envío
a través del CHIP, con independencia de que esta se refiera al período
inmediatamente anterior durante el cual los firmantes no eran titulares del
cargo.
2.3. Reporte de
operaciones recíprocas
Estas operaciones
relacionan a dos o más entidades contables públicas por transacciones
registradas entre sí, en cuentas del Balance General o del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, y constituyen un insumo para el
proceso de consolidación; debido a esto, se deberá tener en cuenta lo
siguiente:
2.3.1.
Obligatoriedad y consistencia del reporte de operaciones recíprocas
Todas las
entidades contables públicas, excepto los Fondos de Reserva Pensional, los
Fondos Parafiscales y los Patrimonios Autónomos de Pensiones, reportarán los
saldos de operaciones recíprocas y garantizarán que estos correspondan a
transacciones que se hayan realizado de manera directa o indirecta con otras
entidades contables públicas.
Igualmente, para
el reporte de las operaciones recíprocas con el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público (MHCP), debe tenerse en cuenta el Instructivo número 001 del 4 de agosto
de 2011, expedido por la CGN, que desagrega el MHCP en tres unidades de negocio.
Este instructivo se puede consultar en la página web de la CGN:
2.3.2. Consulta
del instrumento de apoyo para el reporte de operaciones recíprocas
Para realizar el
análisis, conciliación y reporte de las operaciones recíprocas, las entidades
contables públicas pueden consultar las Reglas de Eliminación que se encuentran
publicadas en la página web de la CGN, a través del link:
2.3.3.
Conciliación de operaciones
recíprocas
Las entidades
contables públicas efectuarán procesos de conciliación de los saldos de
operaciones recíprocas en los cortes trimestrales intermedios con el fin de
minimizar los saldos por conciliar generados al finalizar el período
contable.
Es preciso advertir que algunas entidades vienen
publicando, en su página web, los saldos de las operaciones recíprocas, con el
fin de facilitar el proceso de conciliación con las entidades contables públicas
que realizaron transacciones con ellas. Se recomienda consultar esta información
y realizar las conciliaciones a que haya lugar antes de reportar a la CGN.
De igual manera, se recomienda a las entidades que realizan
la publicación mencionada en el párrafo anterior que efectúen la divulgación
correspondiente con la debida anticipación y les permitan, a las entidades
partícipes en la operación recíproca, disponer del tiempo necesario para
interactuar y retroalimentar el proceso, así como para realizar los ajustes a
que haya lugar.
A continuación, se relacionan las entidades que publican en
su página web los saldos de operaciones recíprocas y la dirección en la que
pueden ser consultados:
· Sistema General de Regalías
· Ministerio de Hacienda y Crédito Público
· Dirección General de Crédito Público y del Tesoro
Nacional
· Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-Función
Pagadora
· Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-Función
Recaudadora
· Ministerio de Educación Nacional
· Ministerio de Salud y Protección Social
· Dirección Administración de Fondos de la Protección
Social
Las operaciones recíprocas que registra la Dirección
Administración de Fondos de la Protección Social pueden corresponder a gastos de
participación para salud o a Fosyga-solidaridad. A continuación se discriminan
los valores que se reportan en cada caso.
1. Los valores reportados por la Dirección de Administración
de Fondos como gasto de participación para salud en la cuenta contable 540817,
corresponden a la causación del gasto por los diferentes giros efectuados con
cargo al Sistema General de Participaciones en sus diferentes componentes como
son:
a) Aporte Patronal en Salud. La causación de esta partida es realizada de manera
simultánea al giro de dichos recursos. La programación correspondiente se puede
consultar en el link:
b) Salud Pública. La causación de esta partida es realizada de manera
simultánea al giro de dichos recursos. El giro correspondiente se puede
consultar en el link:
c) Prestación del servicio de salud a la población pobre no
asegurada y actividades no cubiertas con subsidios a la demanda. La causación
de esta partida es realizada de manera simultánea al giro de dichos recursos. La
información correspondiente se puede consultar en el link:
d) Aporte del Sistema General de Participaciones a la
Liquidación Mensual de Afiliados (LMA). La causación de esta partida es realizada de manera
simultánea al giro de dichos recursos. La información correspondiente se puede
consultar en el link:
Asimismo, los pagos realizados de la LMA, así como la
discriminación de sus fuentes pueden ser consultados por las diferentes
entidades utilizando el usuario y clave asignados por el Consorcio SAYP a todas
las entidades involucradas en el proceso. Los instructivos e información sobre
el sistema y modo de consulta se encuentran disponibles en la página del Fosyga
www.fosyga.gov.co siguiendo la ruta:
Trámites/Procesos y Procedimientos/ Solidaridad/Asistencia Técnica o en el
link:
2. Los valores reportados por la Dirección de Administración
de Fondos como gasto de la cuenta 542101-FOSYGA - SOLIDARIDAD corresponden a la
causación del gasto por las diferentes transferencias realizadas por la
Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social - Fondo de
Solidaridad y Garantía (Fosyga), Subcuenta de Solidaridad, a entes
territoriales, destinados a financiar la prestación de servicios de salud a
través del subsidio a la oferta, régimen subsidiado y acciones de salud
pública.
a) Aporte del Fosyga a la LMA. La causación de esta partida se realiza de manera
simultánea al giro de dichos recursos. La información correspondiente se puede
consultar en el link:
Asimismo, los pagos realizados de la LMA y la discriminación
de sus fuentes pueden ser consultados por las diferentes entidades utilizando el
usuario y clave asignados por el Consorcio SAYP a todas las entidades
involucradas en el proceso. Los instructivos e información sobre el sistema y
modo de consulta se encuentra dispuesta en la página del Fosyga: www.fosyga.gov.co siguiendo la ruta:
Trámites/Procesos y Procedimientos/Solidaridad / Asistencia Técnica o en el
link:
b) Recursos de Inspección, Vigilancia y Control - Tasa 0.4%
SUPERSALUD (Art. 119 Ley 1438 de 2011). La causación de esta partida es realizada de manera
simultánea al giro de dichos recursos. La información correspondiente se puede
consultar en el link:
· Ministerio de Trabajo
Utilizando Internet Explorer:
· Superintendencia Financiera de Colombia
· Municipio de Medellín
Adicionalmente, la Contaduría General de la Nación, para
brindar mayor calidad en la información que suministra al Gobierno Central,
Organismos de Control y la ciudadanía en general, desarrolló una herramienta en
la web llamada Operaciones Recíprocas que tiene como fin, mostrar los saldos
pendientes por conciliar de la entidad reportante, con las demás entidades
públicas. La ruta de acceso al documento que contiene las instrucciones de uso
de esta herramienta es la siguiente:
2.3.4 Reporte de operaciones a través de encargos
fiduciarios
En los casos en que se realicen transacciones a través de
encargos fiduciarios, el reporte de las operaciones recíprocas se realizará
entre el fideicomitente y el tercero (entidad pública) con el que se tenga el
derecho o la obligación y no con la sociedad fiduciaria. Para estos efectos, las
entidades adoptarán las medidas necesarias conducentes a garantizar la adecuada
identificación de las entidades contables públicas intervinientes en las
operaciones recíprocas, así como el flujo de la información necesaria para el
reporte.
Los derechos registrados en las subcuentas 142402-En
administración y 142003-Anticipo sobre convenios y acuerdos, con el Instituto
Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (Icetex), no
se reportarán como operaciones recíprocas, teniendo en cuenta que el Icetex
utiliza cuentas de orden para el registro de las operaciones.
2.3.5 Cuota de fiscalización y auditaje
Por el reconocimiento de la cuota de fiscalización y
auditaje, las entidades del nivel nacional reportarán como entidad recíproca a
la Contraloría General de la República con código institucional 010200000, en
las subcuentas 512002 o 522002-Cuota de fiscalización y auditaje, según
corresponda; 244014-Cuota de fiscalización y auditaje; y 472203-Cuota de
fiscalización y auditaje para operaciones sin flujo de efectivo. Asimismo,
reportarán a la Dirección del Tesoro Nacional en la subcuenta 472080-Recaudos en
el caso de operaciones con flujo de efectivo.
Por su parte, la Contraloría General de la República
reportará las subcuentas utilizadas para reconocer esta operación, así:
140161-Cuota de fiscalización y auditaje, 411062-Cuota de fiscalización y
auditaje, 572080-Recaudos y 572203-Cuota de fiscalización y auditaje, según
corresponda, como se indica en el Procedimiento Contable para el Reconocimiento
y revelación de las Operaciones Interinstitucionales contenido en el RCP.
Para el caso de las entidades del nivel territorial, el
reporte de la operación recíproca por este concepto, se efectúa directamente con
la respectiva entidad territorial, ya que esta es quien agrega la información
contable de las contralorías territoriales.
2.3.6 Impuestos
Las entidades contables públicas contribuyentes de impuestos
nacionales reportarán las operaciones recíprocas del pasivo con la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Recaudadora, identificada con el código
institucional 910300000. Cuando los impuestos hayan sido cedidos, la operación
recíproca se reportará con la entidad beneficiaria de la cesión.
El valor de la sobretasa ambiental, o porcentaje que se
factura con el impuesto predial, se reportará como operación recíproca con las
autoridades ambientales.
Cuando se trate de impuestos territoriales, la operación
recíproca se reportará con el respectivo municipio, distrito o departamento que
lo administra y recauda.
En todos los casos, las operaciones recíprocas relacionadas
con impuestos se reportarán entre la entidad administradora de los mismos y la
entidad pública que los reconoce y paga.
2.3.7 Recursos del Sistema General de Participaciones
(SGP)
La entidad territorial reportará la operación recíproca de
derechos e ingresos por las participaciones de la siguiente manera: para
propósito general, con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público utilizando el
código 11500000; para educación, con el Ministerio de Educación Nacional
utilizando el código 11300000; para salud, con la Dirección de Administración de
Fondos de la Protección Social utilizando el código 923272429; y para agua
potable y saneamiento básico, con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio
utilizando el código 923272412.
Las entidades que por mandato legal transfieran y/o reciban
recursos del Sistema General de Participaciones reconocerán la última doceava
del año en el período contable al cual corresponda la misma, en cumplimiento del
principio de devengo o causación.
2.3.8 Operaciones recíprocas con entidades liquidadas
El reporte de las operaciones recíprocas efectuadas con
entidades que se liquidaron durante el período se ajustará a los siguientes
lineamientos:
· Los saldos de cuentas del Balance que subsistan de los
valores trasladados por la entidad liquidada deberán reportarse con la (s)
entidad(es) que asume(n) los derechos y obligaciones, según corresponda a cada
tipo de operación; de igual manera, deberá procederse con los derechos y
obligaciones que se causen con posterioridad a la liquidación.
· En lo relativo a las cuentas del Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, las entidades que tuvieron
operaciones recíprocas con una entidad liquidada durante el período, no
reportarán los saldos causados con esta. De otra parte, los valores causados con
posterioridad a la liquidación deberán reportarse con la(s) entidad(es) que
haya(n) asumido las actividades de la entidad liquidada.
2.3.9 Operaciones recíprocas por recursos entregados en
administración, diferentes a los administrados a través de negocios
fiduciarios
Los recursos entregados por una entidad contable pública
para que otra entidad contable pública los administre y que al cierre del
ejercicio se mantengan en efectivo o inversiones se reportarán como operación
recíproca en la subcuenta 142402-En administración por la entidad que los
entrega y en la subcuenta 245301-En administración por la que los recibe. En
todo caso, para efectos de la actualización, el administrador deberá suministrar
los informes y documentos soporte que permitan el oportuno reconocimiento
contable de los hechos financieros y económicos que correspondan.
2.3.10 Reporte de operaciones recíprocas por el pago de
servicios públicos
Las entidades contables públicas que prestan servicios
públicos reportarán la operación recíproca relacionada con el reconocimiento del
servicio facturado a entidades contables públicas. Por su parte, las entidades
que reciben el servicio prestado reportarán el respectivo gasto o costo de
ventas según corresponda.
Las entidades contables públicas que reciben servicios
prestados por otra entidad contable pública reportarán el saldo de la
correspondiente operación recíproca registrando en las cuentas de gastos o
costos según corresponda, independientemente de que el registro se realice en
gastos de administración, operación o costos.
Cuando la entidad contable pública que recibe el servicio
público no sea la propietaria del inmueble a quien se le facturó el servicio,
informará esto a la empresa de servicios públicos para que reporte el valor
respectivo con la entidad pública que lo reconoce y paga.
2.3.11 Reporte de operaciones recíprocas por regalías
Los gastos y obligaciones por transferencias del Sistema
General de Regalías a las entidades territoriales, bien sea por asignaciones
directas o por la ejecución de los recursos de los Fondos registrados en las
subcuentas de la cuenta 5413-SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS y la subcuenta
240316-Sistema General de Regalías constituyen operaciones recíprocas con los
ingresos y derechos reconocidos por las entidades territoriales en las
subcuentas de la cuenta 4413-SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS y la subcuenta 141313 -
Sistema General de Regalías. Por lo tanto, estas entidades reportarán las
operaciones recíprocas registradas con la entidad Sistema General de Regalías
con código 923272447.
Teniendo en cuenta que las entidades territoriales son
beneficiarias de los recursos del Sistema General de Regalías, deberán tener
presente que son ellas quienes efectúan el reconocimiento contable del ingreso
por transferencias, independientemente de que los recursos se hayan girado al
ente ejecutor.
Además, las entidades territoriales deberán reconocer, en su
contabilidad, los ingresos del Sistema General de Regalías en la subcuenta
441305-Para ahorro pensional territorial, independientemente de que los recursos
sean girados directamente al FONPET y deberán ser reportados como operación
recíproca con el Sistema General de Regalías.
2.3.12 Reporte de varias operaciones recíprocas por un mismo
concepto con la misma entidad
Cuando una entidad contable pública registre varias
operaciones recíprocas por el mismo concepto con una misma entidad deberá sumar
los valores y reportarlos en un único registro en el Formulario CGN_2005_002
Operaciones recíprocas.
2.3.13 Reporte de operaciones recíprocas de inversiones
totalmente provisionadas
Las inversiones patrimoniales controladas y no controladas
efectuadas en entidades contables públicas que se encuentran provisionadas en el
100% se consideran operaciones recíprocas. Por lo tanto, se reportarán por el
mismo valor en el Formulario CGN_2005_002 Operaciones recíprocas, en las
subcuentas de inversión y provisión correspondientes.
2.3.14 Reporte de operaciones recíprocas por movilización de
activos
Las entidades del nivel nacional que hayan negociado cartera
con la Central de Inversiones S. A. (CISA), dentro de la regulación establecida
para la Movilización de Activos, reportarán la operación recíproca por el saldo
relacionado con la transacción de la subcuenta 147078 - Enajenación de Activos;
a su vez, CISA reportará a estas entidades con el saldo respectivo de la
subcuenta 242555 - Cartera adquirida por movilización de activos.
Cuando se trasladen bienes a CISA con el propósito de
comercializarlos y esta los negocie con un tercero, la entidad que cedió el bien
reportará una operación recíproca con CISA por el saldo que corresponda de la
subcuenta 147078 - Enajenación de activos y CISA reportará a la entidad con el
saldo de la subcuenta 290503 - Ventas por cuenta de terceros, relacionado con
esta operación.
Lo anterior, de conformidad con lo establecido en la
Resolución número 453 de 2012.
2.3.15 Reporte de operaciones generadas con Fosyga
Las entidades contables públicas que hayan registrado
operaciones con Fosyga en las subcuentas 442101 - Fosyga - Solidaridad, 442102 -
Fosyga - ECAT y 442103 - Fosyga – Promoción, registrarán y reportarán la
operación recíproca de los activos, pasivos, ingresos y gastos, según
corresponda, con la Dirección de Administración de Fondos de la Protección
Social utilizando el código 923272429.
Además, conforme a lo establecido en el numeral 5 del
Procedimiento Contable para el reconocimiento y revelación de los hechos
derivados del proceso de compensación del Fosyga, se reportarán, como
operaciones recíprocas, las siguientes:
· El superávit por compensación que debe reportarse en la
subcuenta 147047 - Superávit por compensación por parte del Fosyga y en la
subcuenta 247503 - Superávit por compensación por parte de la Entidad Promotora
de Salud (EPS) o Entidades Obligadas a Compensar (EOC).
· El déficit por compensación que debe reportar el Fosyga en
la subcuenta 240805 - Déficit por compensación y la EPS o EOC en la subcuenta
141116 - Cuentas por cobrar Fosyga radicadas, y
· El Fosyga debe reportar como operación recíproca los saldos
de las subcuentas de las cuentas 2408 - PROCESO DE COMPENSACIÓN FOSYGA Y 5205 -
PROCESO DE COMPENSACIÓN FOSYGA con la EPS o EOC, quienes reportarán los saldos
de las subcuentas que correspondan al proceso de compensación de las cuentas
1411 - ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD y 4311 -
ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD.
2.3.16 Retención en la fuente
Los saldos registrados por las entidades contables públicas
en las subcuentas de la cuenta 2436 - RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE
TIMBRE no serán objeto de reporte en el Formulario CGN_2005_002 Operaciones
recíprocas, excepto cuando la entidad contable pública, en su calidad de agente
retenedor, presente la declaración tributaria sin pago por ser titular de un
saldo a favor, el cual sea susceptible de ser compensado a Retenciones
pendientes de cancelar. Por esta razón, se genera una operación recíproca entre
la entidad contable pública que actúa como agente retenedor y la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) Recaudadora con código 910300000.
2.3.17 Anticipos de impuesto sobre la renta
Los saldos registrados en la subcuenta 142201 - Anticipo de
Impuesto sobre la renta, por parte de las entidades contables públicas y que son
objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas, corresponden al
anticipo de renta liquidado para el año gravable siguiente, en la última
declaración de renta presentada.
2.3.18 Operaciones con Fondos de Reservas Pensionales,
Patrimonios Autónomos de Pensiones y Fondos Parafiscales
Los activos, pasivos, ingresos, gastos y costos de los
Fondos de Reserva Pensionales, Patrimonios Autónomos de Pensiones y Fondos
Parafiscales no constituyen operación recíproca. En tal sentido, ninguna entidad
contable pública deberá reportar operaciones recíprocas con estos.
2.3.19 Traslado de bienes entre entidades contables
públicas
En los traslados de propiedades, planta y equipo entre
entidades públicas no hay lugar al reporte de operaciones recíprocas por parte
de las entidades que intervienen en la transacción.
2.3.20 IVA no descontable
El valor del IVA por compra de bienes y servicios que se
registra como un mayor valor de los costos o gastos en que se incurre, no se
reportará como operación recíproca en el Formulario
CGN_2005_002_Operaciones_Recíprocas.
2.3.21 Reporte de operaciones recíprocas por multas
Las subcuentas 512007 - Multas y 522007 – Multas, no serán
objeto de reporte en el Formulario CGN_2005_002_Operaciones_Recíprocas, cuando
sean generadas por el Fondo Empresarial, teniendo en cuenta que la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, que es la entidad que
administra este fondo, registra estos valores en cuentas de orden.
2.3.22 Atención de accidentes de tránsito SOAT
Las subcuentas de la cuenta 4312 - SERVICIOS DE SALUD y la
subcuenta 140914 -Atención accidentes de tránsito SOAT - Compañías de seguros -
facturación pendiente de radicar no configuran operaciones recíprocas con estas
compañías.
2.3.23 Subcuentas no incluidas en las reglas de
eliminación
Las subcuentas no definidas en las reglas de eliminación
publicadas por la CGN no deben reportarse en el Formulario
CGN_2005_002_Operaciones_recíprocas.
No obstante, si la entidad considera que una subcuenta debe
ser incluida, deberá remitir la solicitud al correo cgnconsolidacion@contaduria.gov.co e indicar:
subcuenta a incluir, origen y descripción de la transacción, entidades públicas
partícipes y las subcuentas que considere que deben ser recíprocas.
2.3.24 Operaciones recíprocas consigo misma
Solamente será viable el reporte de operaciones recíprocas
consigo misma cuando una entidad contable pública realice transacciones u
operaciones en las cuales genere simultáneamente, bien el ingreso y el gasto o
costo, o bien el derecho y la obligación en cabeza de la misma entidad; como
ocurre, por ejemplo, en los servicios públicos y aportes parafiscales.
En estos casos, es requisito indispensable que la misma
entidad reporte los dos conceptos recíprocos conciliados al 100%, es decir, que
el valor del derecho sea igual al valor de la obligación o que el valor del
ingreso sea igual al gasto o costo.
Cuando se presenten situaciones de agregación de unidades o
entidades por parte de una entidad contable pública agregadora, se efectuarán
las conciliaciones y eliminaciones de las transacciones entre todas las unidades
o entidades que conforman el agregado, antes de efectuar el reporte a la
Contaduría General de la Nación. En consecuencia, para estos casos, no
subsistirán operaciones recíprocas consigo misma.
2.3.25 Operaciones que no deben reportarse como
recíprocas
No se reportarán como operaciones recíprocas: a) las
subcuentas de los grupos: 15- INVENTARIOS, 16-PROPIEDADES, PLANTA y EQUIPO,
17-BIENES DE USO. PÚBLICO E HISTÓRICOS Y CULTURALES y 18-RECURSOS NATURALES NO
RENOVABLES, porque estos conceptos no corresponden a derechos y obligaciones
entre entidades públicas; b) las subcuentas de la clase 3-PATRIMONIO, teniendo
en cuenta que estas se calculan directamente en el proceso de consolidación
efectuado por la CGN, con base en la información reportada por las entidades a
través del CHIP; c) las subcuentas del grupo 55-GASTO PÚBLICO SOCIAL, porque el
beneficiario de este gasto es esencialmente la comunicad; d) las subcuentas de
la clase 7-COSTOS DE PRODUCCIÓN, por cuanto el saldo de estas subcuentas se
traslada periódicamente a las subcuentas de la clase 6-COSTOS DE VENTAS Y
OPERACIÓN o al grupo 15-INVENTARIOS y e) las subcuentas de las clases 8-CUENTAS
DE ORDEN DEUDORAS Y 9-CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS, porque estos conceptos no
corresponden a derechos y obligaciones entre entidades públicas.
2.4. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas de
cierre y resultados del ejercicio
Con el fin de hacer claridad sobre la forma de reportar los
movimientos y el saldo final en las cuentas de cierre y de resultados del
ejercicio, se presentan, a continuación, las situaciones que se deberán observar
para que el proceso de validación no genere inconsistencias:
2.4.1. Reporte de saldos en la cuenta 5905-CIERRE DE
INGRESOS, GASTOS Y COSTOS
El saldo inicial del período debe ser igual a cero. El
movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la
entidad que resulta de restar al valor de los ingresos, el valor de los gastos y
costos del período contable (enero-diciembre). Esto significa que si los
ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la
columna débito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores
a los ingresos, la diferencia se reporta en el movimiento crédito. El saldo
final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.
Las entidades contables públicas realizarán el cierre
contable, siguiendo las dinámicas establecidas para esta cuenta, en el Catálogo
General de Cuentas del Manual de Procedimientos del RCP.
2.4.2 Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas
3110 y 3230-RESULTADO DEL EJERCICIO, Y 3111 Y 3233-RESULTADO DEL EJERCICIO DE
ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES
El saldo inicial del período debe ser igual a cero. El
movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la
entidad que resulta de restar al valor de los ingresos, el valor de los gastos y
costos del período contable (enero-diciembre). Esto significa que si los
ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la
columna crédito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son
mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en la columna débito del
movimiento de esta cuenta. El saldo final corresponde a la suma algebraica del
movimiento débito o crédito.
Las entidades contables públicas realizarán el cierre
contable siguiendo las dinámicas establecidas para estas cuentas en el Catálogo
General de Cuentas del Manual de Procedimientos del RCP. Es preciso advertir que
la entidad contable pública no debe registrar ni revelar en un mismo período
contable, excedente y déficit del ejercicio.
3. Actividades previas para la iniciación del período
contable del año 2016
3.1 Reclasificación de saldos
Al inicio del período contable del año 2016, las entidades
contables públicas realizarán las siguientes reclasificaciones:
a) Para las entidades del sector central, se reclasificarán
los saldos de la subcuenta 311001- Excedente del ejercicio o 311002-Déficit del
ejercicio de la cuenta 3110-RESULTADO DEL EJERCICIO, a la subcuenta que
corresponda de la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL.
b) Para las entidades que se encuentren en proceso de
liquidación o en procesos especiales, se reclasificarán los saldos de la
subcuenta 311101-Excedente del ejercicio o 311102-Déficit del ejercicio de la
cuenta 3111-RESULTADO DEL EJERCICIO DE ENTIDADES EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN, a la
subcuenta que corresponda de la cuenta 3140-PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS
ESPECIALES. Igualmente, se reclasificará el saldo de las subcuentas 323301-
Utilidad o Excedente del ejercicio o 323302-Pérdida o Déficit del ejercicio de
la cuenta 3233-RESULTADO DEL EJERCICIO DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES, a la
subcuenta respectiva de la cuenta 3260-PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS
ESPECIALES.
c) Para las entidades de gobierno, se reclasificará el saldo
de las subcuentas de las cuentas 3125-PATRIMONIO PÚBLICO INCORPORADO Y
3255-PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO, a las subcuentas de las cuentas 3105
o 3208-CAPITAL FISCAL, según corresponda, excepto el saldo que pertenezca a las
subcuentas 312530-Bienes pendientes de legalizar, 312531-Bienes de uso
permanente sin contraprestación, 325530-Bienes pendientes de legalizar y
325531-Bienes de uso permanente sin contraprestación. Esto, en cumplimiento de
las dinámicas de las respectivas cuentas.
d) El saldo de las subcuentas de las cuentas
3128-PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES Y
3270-PROVISIONES, DEPRECIACIONES y AMORTIZACIONES se reclasificará a la
subcuenta respectiva de las cuentas 3105 o 3208-CAPITAL FISCAL, según
corresponda.
e) El saldo de las subcuentas pertenecientes a la cuenta
1305-RENTAS POR COBRAR-VIGENCIA ACTUAL se reclasificará a la subcuenta
respectiva de la cuenta 1310-RENTAS POR COBRAR-VIGENCIAS ANTERIORES.
4. Recomendaciones especiales
4.1. Elaboración del informe contable con ocasión del cambio
de mandatarios en las entidades territoriales
Con ocasión del cambio de alcaldes, gobernadores y
representantes legales que se hará el mes de enero de 2016 y de acuerdo con lo
dispuesto en el Procedimiento para la elaboración del informe contable cuando se
produzcan cambios de representante legal, las administraciones municipales,
departamentales y distritales, y demás entidades públicas en las que se produzca
cambio de representante legal, deberán elaborar el respectivo informe, de
acuerdo con la Resolución número 137 del 20 de marzo de 2015, el cual contendrá
como mínimo los siguientes aspectos:
a) La entrega del sistema de información contable con todos
los elementos que lo integran;
b) La disposición de los libros de contabilidad, principales
y auxiliares, debidamente actualizados a la fecha de entrega del cargo con todos
los documentos y soportes contables correspondientes a las transacciones y
operaciones registradas. Así mismo, la correspondencia existente entre la
Contaduría General de la Nación y la entidad;
c) La realización y registro de los cálculos actuariales y
las amortizaciones, así como los recursos destinados para el pago de estos
pasivos. En caso de no contar con estos, se debe evidenciar si se está
realizando el estudio respectivo o se conoce el estado de esta obligación.
d) La identificación, valoración y registro de las
situaciones especiales que afectan los procesos y reclamaciones en contra y a
favor de la entidad;
e) La relación de los fondos especiales y fondos cuenta a
cargo de la entidad que fueron entregados en administración o en fiducia;
f) Las situaciones y hechos económicos pendientes de
resolver en materia contable, de manera detallada;
g) La descripción de los temas contables específicos
respecto a los cuales se haya acordado, entre las partes, que se entregarán con
posterioridad.
Al informe, se debe anexar lo siguiente:
a) Los estados contables básicos certificados junto con sus
notas elaborados con corte a 31 de diciembre de 2014;
b) El dictamen del revisor fiscal, cuando la entidad esté
obligada a tenerlo, sobre los estados contables de la entidad con corte a 31 de
diciembre de 2014;
c) El informe de control interno contable realizado con
corte a 31 de diciembre de 2014;
d) El Balance General y el Estado de Actividad Financiera,
Económica, Social y Ambiental certificados por el contador y el representante
legal saliente, elaborados con corte al 30 de noviembre de 2015;
e) Los últimos reportes contables transmitidos a la
Contaduría General de la Nación a través del CHIP;
f) Cuando no se disponga de los documentos enumerados en los
literales a) b) y c), se anexarán los correspondientes al último período anual
que hayan sido presentados para efectos legales y se dejará constancia de los
hechos o circunstancias que impidieron la disposición de la información a que
hacen referencia los literales enunciados.
4.2. Información sobre el proceso de convergencia a
estándares internacionales de información financiera con ocasión del cambio de
mandatarios en las entidades territoriales
Considerando la regulación expedida por la CGN en el
contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información
financiera, las administraciones municipales, departamentales y distritales, y
demás entidades públicas en las que se produzca cambio de representante legal
deberán informar, a las nuevas administraciones, el estado de avance de los
proyectos y de los planes de acción en relación con el proceso de convergencia,
específicamente, con respecto a actividades como capacitación, depuración de
saldos de las cuentas, ajustes a los sistemas de información, y preparación del
estado de situación financiera de apertura (cuando a ello haya lugar).
4.3. Reporte de la venta de activos al sector privado por
parte de las entidades territoriales
Las entidades territoriales que hayan realizado venta de
activos al sector privado revelarán los montos de estas operaciones en las
subcuentas respectivas de la cuenta 8354- RECAUDO POR LA ENAJENACIÓN DE ACTIVOS
AL SECTOR PRIVADO, definidas para este propósito, y los reportarán en el Formato
CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS de conformidad con lo establecido en la
Resolución número 278 de junio de 2012.
4.4. Rendición de cuentas
En cumplimiento de los propósitos del Sistema Nacional de
Contabilidad Pública, en particular, el de Rendición de Cuentas, referido en el
Marco Conceptual del Régimen de Contabilidad Pública, y en concordancia con lo
previsto sobre el tema en la Ley 489 de 1998, las entidades contables públicas
presentarán, en la fecha en la que se realice la audiencia pública de Rendición
de Cuentas, el Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica,
Social y Ambiental al 31 de diciembre del año anterior, en concordancia con la
estrategia de Buen Gobierno.
4.5. Control Interno Contable
Con el fin de realizar un seguimiento y acompañamiento
permanente al proceso de convergencia de la Regulación Contable Pública hacia
Normas Internacionales de Contabilidad, reglamentado mediante las Resoluciones
números 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de 2014, 509 de
2015 y 576 de 2015), 414 de 2014 y 533 de 2015, así como las Resoluciones
números 117, 139 y 620 de 2015, expedidas por la Contaduría General de la
Nación, se recomienda, a todos los gerentes públicos y, por su intermedio, a las
oficinas de control interno, participar activamente y de manera proactiva en los
procesos de actualización e implementación y verificar que la entidad contable
pública haya adoptado los procesos administrativos necesarios que le permitan
aplicar la nueva regulación contable pública.
De otra parte, es preciso señalar que la evaluación del
control interno contable del año 2015, se efectuará con base en lo dispuesto en
la Resolución número 357 de 2008, incluidas las entidades bajo la Resolución
número 743 de 2013 (modificada por las Resoluciones números 598 de 2014, 509 de
2015 y 576 de 2015).
5. Regulación de la CGN sobre normas internacionales
En el marco de la estrategia de buen gobierno y con el
propósito de contribuir al ordenamiento de las finanzas públicas y a la
provisión de información financiera individual, agregada y consolidada del
sector público, los representantes legales de las entidades sujetas a la
regulación contable pública, deberán establecer, dentro de los planes
estratégicos y de acción, las actividades y recursos necesarios para garantizar
la preparación, transición y aplicación de los marcos normativos que en
convergencia con estándares internacionales de información financiera, expida la
Contaduría General de la Nación.
La CGN ha expedido tres marcos normativos que corresponden a
la clasificación de las entidades del sector público que según su función
económica, pueden catalogarse como entidad de gobierno o como empresa y, a su
vez, dentro del grupo empresas, como: a) las que cotizan en el mercado de
valores o captan o administran ahorro del público, y b) las que no cotizan en el
mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público. Estos
marcos normativos se puede consular en la página web de la CGN: www.contaduria.gov.co. A continuación, se
presenta una relación de dicha regulación:
• Empresas que cotizan en el mercado de valores, o que
captan o administran ahorro del público
Resolución número 743 de 2013 (modificada por las
Resoluciones números 598 de 2014, 509 de 2015 y 576 de 2015), mediante la cual
se incorpora, al Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo dispuesto
en el anexo del Decreto Nacional número 2784 de 2012 y sus modificaciones (anexo
del Decreto Nacional número 2615 de 2014 a partir del año 2016), el cual es
aplicable a las entidades definidas en su artículo 2°, que esencialmente
corresponden a las empresas que cotizan en el mercado de valores, o que captan o
administran ahorro del público.
Resolución número 117 del 11 de marzo de 2015, por la cual
se incorpora, como parte del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco normativo
para empresas que cotizan en el mercado de valores o que captan o administran
ahorro del público y se define la estructura del Catálogo General de Cuentas que
se utilizará para el reporte de información financiera de las entidades que
deben observar dicho marco, en las condiciones y plazos que determine este
organismo de regulación.
· Empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no
captan ni administran ahorro del público
Resolución número 414 de 2014, mediante la cual se
incorpora, como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco
Conceptual y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y
Presentación de los hechos económicos que serán aplicados por las empresas que
se encuentren bajo el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública y que tengan
las siguientes características: que no coticen en el mercado de valores, que no
capten ni administren ahorro del público y que hayan sido clasificadas como
empresas por el Comité Interinstitucional de la Comisión de Estadísticas de
Finanzas Públicas según los criterios establecidos en el Manual de Estadísticas
de las Finanzas Públicas.
Instructivo número 002 del 8 de septiembre de 2014, mediante
el cual se imparten las instrucciones para la transición al marco normativo para
empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran
ahorro del público, particularmente en tres momentos: 1. La elaboración del
estado de situación financiera de apertura. 2. La elaboración de los estados
financieros del final del período de transición, y 3. La elaboración y
presentación de los primeros estados financieros bajo el nuevo marco normativo.
De allí, que su aplicación sea por una sola vez para el período de transición y
el primer período de aplicación.
De acuerdo con el cronograma de implementación contenido en
el artículo 3º de la Resolución número 414 de 2014, el período de aplicación
está comprendido entre el 1º de enero y el 31 de diciembre de 2016.
Resolución número 139 del 24 de marzo de 2015, por la cual
se incorpora, como parte del Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo
para empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni
administran ahorro del público que utilizarán las entidades obligadas a observar
dicho marco para el registro de los hechos económicos y el reporte de
información financiera a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones
y plazos que determine este organismo de regulación.
· Entidades de gobierno
Resolución número 533 del 8 de octubre de 2015, por la cual
se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo
aplicable a entidades de gobierno, en sus componentes de Marco Conceptual para
la Preparación y Presentación de Información Financiera y Normas para el
Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos
Económicos.
De acuerdo con el artículo 4º de la citada resolución, el
cronograma de implementación comprende dos períodos, así:
Período de preparación obligatoria: Este período vence el 31 de diciembre de 2016. En este
período, las entidades formularán y ejecutarán, bajo el liderazgo de la alta
dirección, los planes de acción relacionados con la preparación para la
implementación obligatoria del marco normativo, teniendo en cuenta los plazos y
requisitos que establezca la CGN.
Dentro del plan de acción, se deberá considerar que al 1° de
enero de 2017, las entidades determinarán los saldos iniciales de los activos,
pasivos, patrimonio y cuentas de orden, de acuerdo con los criterios del nuevo
marco normativo, y los cargará en los sistemas de información, para dar inicio
al primer período de aplicación.
Para las entidades del ámbito del Sistema Integrado de
Información Financiera (SIIF Nación), la Contaduría General de la Nación
definirá el procedimiento de cargue de saldos iniciales en este Sistema.
Período de Aplicación: Es el comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre
de 2017. Durante este período, la contabilidad se llevará bajo el nuevo marco
normativo para todos los efectos.
Instructivo número 002 del 8 de octubre de 2015, mediante el
cual se imparten las Instrucciones acerca de la transición al marco normativo de
entidades de gobierno, para la determinación de los saldos iniciales bajo el
nuevo marco normativo y para la elaboración y presentación de los primeros
estados financieros bajo el nuevo marco de regulación, sin que ello las exonere
de analizar y aplicar aquellos aspectos que no sean abordados en el Instructivo
y que deban considerarse para llevar a cabo exitosamente el proceso de
transición. Este Instructivo tendrá aplicación una única vez durante el primer
período de aplicación.
Resolución número 620 del 26 de noviembre de 2015, por la
cual se incorpora el Catálogo General de Cuentas al Marco normativo para
entidades de gobierno, para el registro de los hechos económicos y el reporte de
información financiera a la Contaduría General de la Nación, en las condiciones
y plazos que determine este organismo de regulación.
6. Aspectos a tener en cuenta por las entidades que se
encuentran en el ámbito del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF
Nación), para el cierre del período contable
Con relación a cada entidad contable pública y a cada una de
las Posiciones de Catálogo Institucional (PCI) que la conforman, además de los
aspectos administrativos que se encuentran considerados en los numerales del 1
al 4 de este Instructivo, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Se deberá verificar que las subcuentas 590501-Cierre de
ingresos, gastos y costos; 311001- Excedente del ejercicio; 311002-Déficit del
ejercicio; 323001-Utilidad o excedente del ejercicio; 323002-Pérdida o déficit
del ejercicio: 311101-Excedente del ejercicio: 311102-Déficit del ejercicio;
323301-Utilidad o Excedente del ejercicio; y 323302-Pérdida o Déficit del
ejercicio no presenten valores a 31 de diciembre, teniendo en cuenta que el
registro del cierre del período contable y el traslado del resultado a las
cuentas de patrimonio son procesos automáticos;
b) Las entidades deberán efectuar los registros contables de
los valores retenidos a los sujetos de retención y de los valores pagados a la
DIAN registrados en las subcuentas de la cuenta 2436-RETENCIÓN EN LA FUENTE E
IMPUESTO DE TIMBRE, de manera manual y a nivel de auxiliar directo y de
tercero;
c) Las entidades contables públicas deberán efectuar la
identificación de sus recaudos por los conceptos de ingresos que hayan sido
realizados en las cuentas bancarias del Tesoro o en sus cuentas propias;
d) Los recaudos que al final de período contable hayan sido
cargados a una entidad contable pública y que no correspondan a derechos de esta
deberán reclasificarse por la Dirección del Tesoro Nacional, afectando las
subcuentas 472080 y 290580; al inicio del período contable, la Dirección del
Tesoro Nacional deberá reversar este registro para que las entidades a las
cuales corresponden los saldos sigan reclasificándolos;
e) Las entidades contables deberán realizar la orden de pago
no presupuestal para cada uno de los pagos con traspaso a pagaduría, a fin de
cancelar el pasivo registrado en la obligación (Procedimiento de pago
extensivo);
f) Se deberá efectuar la contabilización de los reintegros
de la vigencia de conformidad con los plazos establecidos en la Circular Externa
número 046 del 13/11/2015 expedida por la Administración SIIF Nación del
Ministerio de Hacienda y Crédito Público;
g) La entidad contable pública deberá adelantar el proceso
de distribución, a los centros de costos productivos o administrativos, del
valor de los costos y gastos en los que se haya incurrido y que hayan sido
registrados en el “Tipo de gasto 4-costos y gastos por distribuir bienes” y en
el “Tipo de gasto 5-costos y gastos por distribuir servicios”. Este proceso debe
efectuarse como mínimo al finalizar el mes, momento en el cual el saldo de las
subcuentas de la cuenta 5897-COSTOS y GASTOS POR DISTRIBUIR debe ser igual a
cero;
h) De conformidad con el parágrafo del artículo 6° del
Decreto número 2674 de 2012, los sistemas complementarios para la información
contable, tales como: nómina, rentas por cobrar, bienes y servicios,
inventarios, operaciones de crédito público, agregación y consolidación de las
unidades ejecutoras, entre otros, deberán permanecer como sistemas auxiliares
hasta tanto se hayan implementado en el SIIF Nación los procesos necesarios para
efectos del control y registro del total de las transacciones.
i) Fechas de cierre y transmisión de información
Fecha
|
Proceso en SIIF o CHIP
|
13 de febrero de 2016
|
Fecha límite para el registro contable de las
operaciones del mes de diciembre de 2015
|
15 de febrero de 2016
|
Transmisión vía CHIP a 31/12/2015
|
Del 5 al 11 de marzo de 2016
|
Cierre del período contable 2015
|
Desde el 12 de marzo de 2016
|
Cargue de saldos iniciales 2016
|
j) Las entidades
cuyos entes adscritos generen excedentes financieros, tienen la obligación de
efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del
rubro concepto que corresponda, aplicando el procedimiento publicado por la CGN,
el cual se puede consultar en el siguiente link:
k) Las entidades
contables públicas deberán verificar su clasificación en el sistema, bien como
tercero Administración Central Nacional (ACN), o bien como Establecimiento
Público. Lo anterior, por cuanto esta clasificación determina el registro del
cierre en las subcuentas de las cuentas del grupo 31-HACIENDA PÚBLICA o del
grupo 32-PATRIMONIO INSTITUCIONAL;
l) Las entidades
contables públicas deberán realizar la clasificación entre corriente y no
corriente y generar por el SIIF-Nación el reporte CGN.2005.002 Operaciones
Recíprocas. El SIIF Nación cuenta con el reporte provisional de operaciones
recíprocas con el propósito de que se adelanten los procesos de análisis que
garanticen la consistencia de la información contable, con anterioridad a la
fecha límite para hacer registros;
m) Con ocasión de
los registros en el sistema de los fondos entregados y recibidos, deberá
aplicarse lo establecido en la Comunicación Interna número 20122000011463 del 19
de junio de 2012, sobre la interpretación de la descripción de las cuentas
5705-FONDOS ENTREGADOS y 4705-FONDOS RECIBIDOS, en la cual la CGN conceptúo que:
“(…) las imputaciones para la entidad fuente, a nivel de las subcuentas de la
cuenta 5705-FONDOS ENTREGADOS, están en función de las aplicaciones que se
espera financiar en el desarrollo del cometido estatal de la entidad
destino”.
En consecuencia,
las entidades contables públicas no deberán efectuar registros manuales
reclasificando los registros automáticos que el sistema genera, a excepción del
registro manual que debe hacer la Dirección del Tesoro Nacional en cumplimiento
del numeral 6 relativo a los “Reintegros a la Dirección General de Crédito
Público y del Tesoro Nacional (DGCPTN)”, el cual señala que: “(...) la DGCPTN
debita las subcuentas de las cuentas 1106-Cuenta Única Nacional - Hoy:
1110-Depósitos en Instituciones Financieras y acredita las subcuentas de la
cuenta 4705-FONDOS RECIBIDOS, efectuando la reclasificación de la subcuenta
afectada con el recaudo”;
n) En el proceso
de legalización, reintegro y constitución de las cajas menores, deberá aplicarse
el procedimiento publicado en el siguiente link:
o) Las entidades
contables públicas del ámbito SIIF deberán incluir, en la categoría del CHIP
notas generales, la relación de los sistemas de información que utiliza la
entidad y que son auxiliares del macroproceso contable del SIIF - Nación, e
indicar el nombre del sistema, el propósito y la información que provee a
contabilidad;
p) Las entidades contables públicas del ámbito SIIF deberán
incluir, en la categoría del CHIP notas generales, la información del Plan de
Contingencia de la entidad que revele la estrategia definida para restablecer la
información contable y transmitirla vía CHIP, en los plazos y con los requisitos
establecidos por las Resoluciones números 248 y 375 del 2007, cuando el sistema
SIIF no permita el acceso a la información del macroproceso contable;
q) Las entidades Caja de Sueldos de Retiro de la Policía
Nacional (Casur), Caja de Retiro de las Fuerzas Militares (Cremil) y el Fondo de
Previsión Social del Congreso de la República (Fonprecon), a las que se refiere
el artículo 7° de la Resolución número 634 de 2014, para efectos del Sistema
Integrado Información Financiera - SIIF Nación, deben hacer los registros de los
conceptos de Mesadas Pensionales, Cuotas Partes Pensionales, Bonos pensionales y
Auxilio Funerario, utilizando la funcionalidad de registros manuales. Lo
anterior, teniendo en cuenta que desde el presupuesto los conceptos en comento
no identifican los Fondos de Reserva ni las entidades responsables del pasivo
pensional.
7. Aspectos a tener en cuenta por el Sistema General de
Regalías (SGR) y los órganos que lo conforman para el cierre del período
contable
Con relación a la entidad contable pública Sistema General
de Regalías y los órganos que lo conforman, además de los aspectos
administrativos que se encuentran considerados en los numerales del 1 al 4 de
este instructivo, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
a) Los órganos que conforman el Sistema General de Regalías
deberán incorporar las deducciones originadas en las operaciones con recursos de
regalías, en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, de
conformidad con la Resolución número 139 de 2012. Por su parte, la entidad
contable pública Sistema General de Regalías, legalizará el pasivo
correspondiente a la subcuenta 249015-Obligaciones pagadas por terceros;
b) Para incorporar los pasivos de las deducciones en SIIF
Nación, se requiere que en el aplicativo del Sistema de Presupuesto y Giro de
Regalías (SPGR), el beneficiario final de la deducción sea la entidad contable
pública que es órgano del SGR. Lo anterior, con el fin de consignar los recursos
en las cuentas bancarias de las entidades en el sistema SIIF Nación.
Con los valores consignados en la cuenta bancaria del
Ministerio en el SIIF Nación, se carga el extracto para que el sistema disponga
un “documento de recaudo por clasificar” y la “Constitución de Acreedores
originados en PAG”. Para ello se deberá:
· Radicar una cuenta por pagar.
· Constituir el acreedor con la utilización de posiciones del
catálogo de pagos no presupuestal.
· Realizar las deducciones por el 100% del valor constituido
como acreedor, con las posiciones de pago no presupuestal que atiendan el
concepto deducido o retenido.
· Elaborar la orden de pago y bancaria;
c) Se deberá verificar que las subcuentas 590501-Cierre de
ingresos, gastos y costos, 311001- Excedente del ejercicio y 311002-Déficit del
ejercicio, no presenten valores a 31 de diciembre, teniendo en cuenta que el
registro del cierre del período contable y el traslado del resultado a las
cuentas de patrimonio son procesos automáticos;
d) Fechas de cierre y transmisión de información
Fecha
|
Proceso en SPGR o CHIP
|
13 de febrero de 2016
|
Fecha límite para el registro contable de las
operaciones del mes de diciembre de 2015
|
15 de febrero de 2016
|
Transmisión vía CHIP
|
16 de febrero de 2016
|
Cierre del período contable 2015
|
17 de marzo de 2016
|
Cargue de saldos iniciales 2016
|
e) La entidad contable pública Sistema General de Regalías,
igualmente, deberá realizar la clasificación entre corriente y no corriente y
generar el reporte CGN.2005.002 Operaciones Recíprocas. El aplicativo Sistema de
Administración de Giros de Regalías cuenta con el reporte provisional de
operaciones recíprocas con el propósito de que se adelanten los procesos de
análisis que garanticen la consistencia de la información contable, con
anterioridad a la fecha límite para hacer registros;
f) La entidad contable pública Sistema General de Regalías
deberá informar, en la categoría del CHIP notas generales, la información
relacionada con los sistemas de información que utiliza la entidad que son
sistemas auxiliares del macroproceso contable del SPGR con indicación del nombre
del sistema, el propósito y la información que provee a contabilidad;
g) La entidad contable pública Sistema General de Regalías,
en la categoría del CHIP notas generales, deberá incluir la información del Plan
de Contingencia de la entidad que revele la estrategia definida para restablecer
la información contable y transmitirla vía CHIP, en los plazos y con los
requisitos establecidos por la Resoluciones números 248 y 375 del 2007, cuando
el SPGR no permita el acceso a la información del macroproceso contable;
h) La Agencia Nacional de Hidrocarburos y la Agencia
Nacional de Minería deberán proveer la información de la liquidación de regalías
que registran en las cuentas de orden 8365- REGALÍAS POR RECAUDAR de conformidad
con el numeral 1.-LIQUIDACIÓN DE REGALÍAS de la Resolución número 139 de 2012.
Por su parte, el Sistema General de Regalías reconoce los derechos e ingresos
por este concepto en el SPGR;
i) Las cuentas bancarias que se registren en el SPGR son de
la Cuenta Única del Sistema General de Regalías administradas por el Tesoro
Nacional; en consecuencia, las cuentas bancarias de los órganos ejecutores, no
se deberá registrar en el SPGR, por tanto, no es procedente utilizar el medio de
pago “Traspaso a pagaduría”.
Cordialmente,
El Contador General de la Nación,
Pedro Luis
Bohórquez Ramírez.
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